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Comment mieux gérer les appels téléphoniques dans votre cabinet médical ?

Posted in Entreprise

Prise de rendez-vous, demande de conseil médical, questions concernant les ordonnances, etc. sont tout autant de motifs d’appels chez un cabinet médical. En toute circonstance, il est primordial de toujours garantir un accueil téléphonique de qualité, ce qui n’est pas forcément évident pour un praticien qui en parallèle doit jongler avec les consultations. Pour satisfaire pleinement les patients, différentes solutions de gestion des appels téléphoniques s’offrent aux professionnels de santé découvrez-les sur JDN.

Recruter une secrétaire médicale en interne

La proximité est le principal atout de confier la gestion des appels à une secrétaire en présentiel. Elle connaît parfaitement la façon de travailler du praticien et garantit un accueil personnalisé des patients. Une secrétaire ne se charge pas seulement de l’accueil téléphonique. Elle est sur tous les fronts. Elle s’acquitte des différentes tâches administratives ou encore de la préparation des soins. L’organisation du cabinet lui revient. Le recrutement d’une secrétaire permet au médecin de gagner un temps précieux.

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Mais cette grande polyvalence peut toutefois constituer un frein. Durant les périodes de pic comme pendant la pandémie de Covid, la secrétaire peut rapidement être débordée. Le temps de décrochage du téléphone s’allongera, ce qui risque fort de contrarier les patients. La secrétaire peut néanmoins être secondée par une personne qui se charge du télésecrétariat médical à Madagascar durant ces périodes de grande affluence. Pour ce qui est de la disponibilité, elle se limitera aux heures de bureau. Les charges salariales et sociales aussi peuvent alourdir les frais de fonctionnement du cabinet.

Opter pour le secrétariat médical à distance

Un service de télésecrétariat médical peut prendre en charge la gestion des appels entrants d’un cabinet. Le télésercrétaire peut travailler pour une plateforme spécialisée ou être indépendant. Pour les cabinets qui souhaitent être disponibles en tout temps pour leurs patients, travailler avec un centre d’appels est une idée judicieuse.

En plus du traitement des appels entrants, un télésecrétaire peut également s’acquitter de toutes les missions classiques de secrétariat, mais à distance. Il peut prendre en charge la gestion de l’agenda du praticien, la rédaction des comptes-rendus et les autres tâches administratives. Il revient au médecin de déterminer les missions qu’il souhaite déléguer. La rémunération du prestataire sera alors en fonction du travail effectué, et elle est souvent moins importante que le salaire d’une secrétaire en interne. L’externalisation présente néanmoins quelques inconvénients notamment quant à l’interprétation et l’application des consignes.

S’abonner à une plateforme de prise de rendez-vous en ligne

La prise de rendez-vous ou encore les visites à domicile concernent près d’un tiers des appels téléphoniques que reçoivent les cabinets de santé. Pour optimiser la gestion de son agenda et réduire le nombre d’interruptions dues aux appels de demande de rendez-vous, un praticien peut recourir aux services d’une plateforme de prise de rendez-vous en ligne.

En payant un abonnement mensuel dans la plupart des cas, le professionnel de santé est répertorié dans l’annuaire de la plateforme. Les patients peuvent prendre rendez-vous depuis la page dédiée du médecin à n’importe quelle heure. Cette solution ne permet toutefois que la gestion des demandes de rendez-vous, pour les autres motifs d’appels, il faudra se tourner vers le secrétariat en présentiel ou à distance.